Microsoft 365 et la gestion des connaissances : tirer parti des outils pour stocker, organiser et partager les connaissances

Auteur(s) :

Balmisse, Gilles Découvrir l'auteur

Résumé

Une approche digitale de la gestion des connaissances permettant d'exploiter la plateforme Microsoft 365 et ses différents outils de manière optimale.

Éditeur(s)
- Éditions ENI
Date
- C 2024
Notes
- Contient un "flashcode" permettant d'accéder à un contenu via Internet
Langues
- Français
Description matérielle
- 1 vol. (285 p.) : ill. ; 22 cm
Collections
- Solutions business
Sujet(s)
- Microsoft Office (logiciel)
- Gestion des connaissances -- Logiciels
ISBN
- 978-2-409-04255-3
Indice
- 681.8 Logiciels de bureautique
Quatrième de couverture
- Microsoft 365 et la gestion des connaissances
  Tirer parti des outils pour stocker, organiser et partager les connaissances
  À l'ère de la transformation digitale, une nouvelle approche de la gestion des connaissances se dessine, matérialisée par un environnement où la technologie facilite et enrichit le partage de l'information, favorise la collaboration, et soutient l'apprentissage et le développement des compétences. Cet environnement est une digital workplace, une proposition incarnée par Microsoft à travers sa plateforme Microsoft 365.
  Mais si la technologie peut faciliter la gestion des connaissances, elle ne peut pas la remplacer, et une plateforme comme Microsoft 365 n'atteint son plein potentiel que lorsqu'elle est intégrée à une stratégie de gestion des connaissances soigneusement élaborée. Cette stratégie doit non seulement prendre en compte les connaissances, l'organisation nécessaire pour les gérer au mieux, mais aussi la gouvernance pour piloter et accompagner l'ensemble.
  Ce livre a pour objectif de présenter cette nouvelle approche digitale de la gestion des connaissances. Il s'adresse à l'ensemble des professionnels intéressés par ce sujet et susceptibles d'être impliqués dans un projet de mise en oeuvre : directeur des systèmes d'information, maître d'ouvrage, chef de projet, consultant, utilisateur... ainsi qu'aux étudiants (Master, écoles d'ingénieurs et de commerce...).
  Dans la première partie, nous explorons la notion même de connaissance dans le cadre professionnel, avant de plonger dans le Knowledge Management (KM). Nous verrons ensuite quels sont les atouts, contraintes et précautions indispensable à prendre pour utiliser Microsoft 365 dans une démarche de KM.
  La seconde partie est quant à elle axée sur l'action. Après un aperçu des bonnes pratiques et méthodologies incontournables pour déployer le KM avec Microsoft 365, nous nous concentrerons sur des dispositifs KM tels que les bases de connaissances les communautés de pratique, la localisation d'expertise et la recherche et découverte de connaissances.
  Chaque chapitre offre d'abord une vue d'ensemble des éléments clés associés à ces dispositifs (connaissances requises, outils, processus, gouvernance et soutien) avant de se concentrer sur leur déploiement via les solutions Microsoft 365 les plus pertinentes.
  Vous découvrirez, entre autres, comment mettre en place :
  
  une base de connaissances grâce à SharePoint Online ;
  
  une communauté de pratique via Teams ;
  
  la localisation d'experts avec l'assistance de Delve et Viva Engage (nouveau nom de Yammer) ;
  
  la recherche et la découverte de connaissances via Viva Topics.
Tables des matières
- - Microsoft 365 et la gestion des connaissances
  - Tirer parti des outils pour stocker, organiser et partager les connaissances
  - Éditions ENI
  - Avant-propos
  - A. Objectif et positionnement du livre13
  - B. Public visé13
  - C. Structure du livre14
  - D. Quelques précisions sur le vocabulaire employé15
  - 1. Gestion des connaissances et Knowledge Management15
  - 2. Connaissance et savoir15
  - Chapitre 1
  - Introduction à la gestion des connaissances
  - A. Gérer les connaissances, un enjeu majeur pour les entreprises19
  - 1. La connaissance comme ressource stratégique des entreprises19
  - 2. De la difficile mobilisation des connaissances19
  - 3. Naissance d'une nouvelle discipline20
  - B. De la connaissance à la gestion des connaissances21
  - 1. La connaissance dans les entreprises : une vue du terrain21
  - a. Qu'est-ce que la connaissance ?21
  - b. Les trois niveaux de connaissance dans les entreprises22
  - c. Les principales caractéristiques des connaissances dans les entreprises23
  - 2. Approche théorique de la connaissance23
  - a. Donnée24
  - b. Information24
  - c. Connaissance25
  - d. Le transfert de connaissances26
  - 3. De la théorie à la mise en pratique27
  - a. Supports de la connaissance28
  - b. Usages de la connaissance29
  - c. Exemple30
  - 4. Peut-on vraiment gérer les connaissances ?31
  - C. Le Knowledge Management32
  - 1. Définition32
  - 2. De l'importance des travaux de Nonaka et Takeuchi34
  - a. Connaissances tacites et connaissances explicites34
  - b. Les modes de transfert des connaissances tacites et explicites36
  - c. Influence du modèle de Nonaka et Takeuchi sur le KM37
  - 3. Capitalisation38
  - a. Présentation38
  - b. Approches de capitalisation40
  - 4. Collaboration43
  - a. Vue d'ensemble43
  - b. Communauté de pratique44
  - c. Exemples de communautés de pratique45
  - 5. Approches globales de la gestion des connaissances46
  - a. Vue d'ensemble46
  - b. Principes de mise en ouvre47
  - c. Dispositifs de Knowledge Mangement49
  - d. Approches idéales pour la gestion des connaissances ?50
  - Chapitre 2
  - Microsoft 365 et le Knowledge Management
  - A. Microsoft 365, une opportunité pour le Knowledge Management55
  - B. Tour d'horizon de Microsoft 36556
  - 1. Vue d'ensemble56
  - a. Présentation56
  - b. Principales caractéristiques57
  - c. Les différents plans57
  - d. Quelques mots sur Microsoft Viva59
  - 2. Principales applications Microsoft 36561
  - a. Outils de création et partage de contenus62
  - b. Outils de stockage de fichiers65
  - c. Outils de communication66
  - d. Outils de travail collaboratif68
  - e. Outils de gestion de projet71
  - f. Outils d'accès aux contenus72
  - g. Outils de productivité73
  - h. Outils d'expérience employé81
  - 3. Autres fonctionnalités et applications transverses utiles pour le KM83
  - a. Vue d'ensemble83
  - b. Microsoft Graph83
  - c. Microsoft Search85
  - d. Viva Topics86
  - C. Utiliser Microsoft 365 pour gérer des connaissances87
  - 1. Vue d'ensemble87
  - 2. Microsoft 365, une plateforme adaptée au KM88
  - a. Une plateforme qui répond aux besoins fonctionnels du KM88
  - b. Une plateforme facilitant une approche décentralisée du KM89
  - c. Une plateforme permettant l'engagement et la participation des collaborateurs dans la gestion des connaissances90
  - d. Une plateforme capable d'évoluer de manière organique90
  - 3. Les défis engendrés par Microsoft 365 pour gérer les connaissances91
  - a. Microsoft 365 n'est pas uniquement une plateforme de KM91
  - b. Microsoft 365 est une plateforme complexe93
  - Chapitre 3
  - Mise en oeuvre du KM : bonnes pratiques avec Microsoft 365
  - A. De la vision KM à l'action avec Microsoft 36597
  - B. Définir une vision pour le KM98
  - 1. Qu'est-ce qu'une vision KM ?98
  - 2. Comment définir une vision KM ?99
  - a. Démarche générale99
  - b. Exemples de vision KM100
  - C. Définir des objectifs KM101
  - 1. Principes101
  - 2. Exemples d'objectifs KM102
  - D. Évaluer l'écart entre la vision KM et l'existant103
  - E. Élaborer une stratégie KM104
  - 1. Principes104
  - a. Intégration des objectifs KM105
  - b. Prise en compte de l'évaluation de l'existant et de la mesure d'écart105
  - 2. Formulation de la stratégie KM105
  - 3. Quelques considérations sur la mise en ouvre de la stratégie KM107
  - a. Importance de l'alignement organisationnel107
  - b. Échanges et feedback, leviers d'adhésion108
  - c. Importance d'une démarche évolutive et adaptable108
  - F. Réaliser un Business Case108
  - 1. Vocation108
  - 2. Contenu110
  - 3. Élaboration111
  - G. Choisir les outils Microsoft 365 les plus adaptés112
  - 1. Problématique112
  - 2. Choisir l'outil adapté selon le dispositif KM114
  - 3. Privilégier les outils du quotidien114
  - 4. Utiliser Teams comme espace centralisé pour le KM au sein des équipes115
  - H. Améliorer l'exploitabilité des connaissances116
  - 1. Vue d'ensemble 116
  - 2. Modèle d'exploitabilité des connaissances116
  - 3. Accessibilité des connaissances118
  - 4. Qualité des connaissances119
  - 5. Sécurité des connaissances120
  - 6. Utilisabilité223
  - I. Mettre en place une gouvernance dédiée124
  - 1. Définition et principes d'un gouvernance KM124
  - 2. Gouvernance globale125
  - a. Vue d'ensemble125
  - b. Rôle du Knowledge Manager125
  - c. Tableaux de bord et indicateurs de pilotage126
  - d. Participation des collaborateurs127
  - e. Mécanismes de feedback128
  - J. Accompagner les acteurs229
  - 1. Vue d'ensemble229
  - a. De l'importance de l'accompagnement129
  - b. L'accompagnement en action130
  - 2. Lever les obstacles potentiels131
  - 3. Analyse des impacts132
  - 4. Identification des comportements132
  - 5. Sponsorship et leadership134
  - 6. Communication134
  - 7. Formation135
  - 8. Coaching136
  - Chapitre 4
  - Base de connaissances et Microsoft 365
  - A. Définition et enjeux141
  - 1. Définition141
  - 2. Bénéfices142
  - a. Capitalisation142
  - b. Performance142
  - c. Qualité de service143
  - B. Principales caractéristiques143
  - 1. Types de bases de connaissances143
  - a. Périmètre de déploiement de la base de connaissances143
  - b. Mode de capitalisation144
  - 2. Types de connaissances145
  - a. Niveaux des connaissances145
  - b. Natures des connaissances146
  - c. Modes de transfert des connaissances147
  - C. Principes de fonctionnement147
  - 1. Processus d'une base de connaissances148
  - 2. Collecte des connaissances148
  - 3. Structuration des connaissances149
  - 4. Mise à disposition des connaissances150
  - 5. Maintenance des connaissances151
  - D. Gouvernance152
  - 1. Instance de gouvernance153
  - 2. Rôles et responsabilités154
  - a. Contributeurs154
  - b. Experts154
  - c. Gestionnaires de la base de connaissances155
  - d. Utilisateurs finaux155
  - 3. Directives156
  - 4. Indicateurs de pilotage156
  - E. Accompagnement des acteurs157
  - 1. Sponsorship/leardership157
  - 2. Communication157
  - 3. Formation158
  - 4. Coaching158
  - F. Mettre en ouvre et faire vivre une base de connaissances avec SharePoint Online158
  - 1. Présentation de SharePoint Online158
  - a. Vue d'ensemble158
  - b. Site d'équipe159
  - c. Site de communication160
  - d. SharePoint Online ou l'approche plus moderne de la gestion des contenus160
  - 2. SharePoint Online comme outil de base de connaissances161
  - a. Avantages161
  - b. Limites163
  - 3. Paramétrage de SharePoint Online164
  - a. Principes d'architecture de l'information dans SharePoint Online165
  - b. Conception et implémentation de l'architecture de l'information169
  - c. Paramétrer SharePoint173
  - Chapitre 5
  - Communauté de pratique et Microsoft 365
  - A. Définition et enjeux179
  - 1. Définition179
  - 2. Bénéfices180
  - a. Amélioration des compétences et de l'innovation180
  - b. Cohésion et collaboration180
  - c. Optimisation des processus et productivité181
  - d. Conservation et capitalisation des connaissances181
  - e. Engagement et valorisation des membres181
  - B. Principales caractéristiques182
  - 1. Différents types de communautés de pratique182
  - a. Positionnement des communautés de pratique182
  - b. Niveau de reconnaissance dans l'organisation183
  - c. Niveau d'expertise184
  - d. Appartenance à une organisation185
  - 2. Dynamique de groupe185
  - a. Évolution dans le temps185
  - b. Impact sur la gestion des communautés de pratique186
  - 3. Types de connaissances187
  - a. Niveaux des connaissances187
  - b. Natures des connaissances188
  - c. Modes de transfert des connaissances189
  - C. Principes de fonctionnement190
  - 1. Processus d'une communauté de pratique190
  - 2. Lancement de la communauté190
  - 3. Animation des membres et des interactions192
  - 4. Production de ressources193
  - 5. Clôture de la communauté195
  - D. Gouvernance196
  - 1. Instance de gouvernance196
  - 2. Rôles et responsabilités197
  - a. Animateur197
  - b. Membre actif198
  - c. Membre occasionnel199
  - d. Sponsor199
  - 3. Directives200
  - 4. Indicateurs de pilotage200
  - a. Niveau communauté de pratique200
  - b. Niveau global201
  - E. Accompagnement des acteurs201
  - 1. Vue d'ensemble201
  - 2. Accompagnement des membres202
  - a. Sponsorship/Leadership202
  - b. Communication202
  - c. Formation202
  - d. Coaching202
  - 3. Accompagnement des animateurs de communauté202
  - a. Sponsorship/Leadership202
  - b. Communication203
  - c. Formation203
  - d. Coaching203
  - F. Mettre en ouvre et faire vivre une communauté de pratique avec Teams204
  - 1. Présentation de Teams204
  - a. Équipes204
  - b. Canaux204
  - c. Onglets205
  - 2. Teams comme outil pour les communautés de pratique207
  - a. Avantages207
  - b. Limites209
  - 3. Utilisation de Teams pour une communauté de pratique210
  - a. Paramétrage initial de Teams210
  - b. Lancement de la communauté215
  - c. Animation des membres et des interactions217
  - d. Production de ressources219
  - e. Clôture de la communauté219
  - Chapitre 6
  - Localisation d'expertise et Microsoft 365
  - A. Définition et enjeux223
  - 1. Définition223
  - 2. Bénéfices224
  - a. Optimisation des ressources humaines224
  - b. Stimulation de la collaboration et de l'innovation224
  - c. Développement professionnel224
  - d. Capitalisation et partage des connaissances225
  - e. Amélioration de la prise de décision225
  - B. Principales caractéristiques225
  - 1. Différents types de localisation d'expertise225
  - a. Annuaire d'experts225
  - b. Système de recommandation226
  - c. Plateforme de réseau social d'entreprise226
  - 2. Types de connaissances227
  - a. Niveaux des connaissances227
  - b. Natures des connaissances228
  - c. Modes de transfert des connaissances228
  - C. Principes de fonctionnement229
  - 1. Processus de localisation d'expertise229
  - 2. Identification des experts231
  - 3. Création et maintenance des profils d'expertise232
  - 4. Mise en relation234
  - 5. Capitalisation des échanges235
  - D. Gouvernance236
  - 1. Instance de gouvernance236
  - 2. Rôles et responsabilités237
  - a. Expert238
  - b. Utilisateur final.238
  - c. Gestionnaire238
  - 3. Directives239
  - 4. Indicateurs de pilotage240
  - E. Accompagnement des acteurs240
  - 1. Sponsorship/leardership241
  - 2. Communication241
  - 3. Formation242
  - 4. Coaching242
  - F. Mettre en ouvre et faire vivre un dispositif de localisation d'expertise avec Delve et Viva Engage243
  - 1. Présentation de Delve et de Viva Engage243
  - a. Delve243
  - b. Viva Engage244
  - 2. Delve et Viva Engage comme outils de localisation d'expertise246
  - a. Avantages247
  - b. Limites247
  - 3. Utilisation de Delve et Viva Engage pour un dispositif de localisation d'expertise249
  - a. Principes d'utilisation de Delve et Viva Engage249
  - b. Création et maintenance du profil Microsoft 365 sur Delve250
  - c. Paramétrage de Viva Engage251
  - Chapitre 7
  - Recherche et découverte de connaissances et Microsoft 365
  - A. Définition et enjeux255
  - 1. Définition255
  - a. Recherche255
  - b. Découverte256
  - 2. Bénéfices256
  - a. Efficacité opérationnelle256
  - b. Innovation et développement256
  - c. Prise de décision257
  - d. Culture et collaboration257
  - e. Personnalisation et amélioration continue257
  - B. Principales caractéristiques257
  - 1. Différents types de dispositif de recherche et de découverte de connaissances257
  - a. Dispositif de recherche d'information258
  - b. Dispositif de découverte de connaissances258
  - c. Dispositif mixte recherche/découverte258
  - 2. Types de connaissances259
  - a. Niveaux des connaissances259
  - b. Natures des connaissances259
  - c. Modes de transfert des connaissances260
  - C. Principes de fonctionnement261
  - 1. Processus de recherche et de découverte de connaissances261
  - 2. Collecte et agrégation262
  - 3. Indexation263
  - 4. Recherche263
  - 5. Analyse et découverte264
  - 6. Maintenance265
  - D. Gouvernance265
  - 1. Instance de gouvernance265
  - 2. Rôles et responsabilités266
  - a. Gestionnaire du dispositif267
  - b. Utilisateur final268
  - 3. Directives268
  - 4. Indicateurs de pilotage269
  - E. Accompagnement des acteurs270
  - 1. Sponsorship/leardership270
  - 2. Communication270
  - 3. Formation271
  - 4. Coaching271
  - F. Mettre en ouvre un dispositif de recherche et découverte avec Viva Topics272
  - 1. Présentation de Viva Topics272
  - a. Vue d'ensemble272
  - b. Découverte de connaissances272
  - c. Organisation des connaissances272
  - d. Recherche de connaissances273
  - e. Partage des connaissances273
  - f. Focus sur les mécanismes de découverte des sujets273
  - 2. Viva Topics comme outil de recherche et de découverte de connaissances274
  - a. Avantages274
  - b. Limites275
  - 3. Utilisation de Viva Topics pour la recherche et la découverte de connaissances276
  - a. Collecte, agrégation, indexation et organisation des connaissances277
  - b. Gestion des connaissances dans Viva Topics277
  - c. Recherche, partage et utilisation des connaissances278
  - d. Mise en garde279
  - Index281
Origine de la notice:
- BPI